ALGEMENE VOORWAARDEN
Nacht van Vlaanderen – lopen en wandelen
Versie: 07/08/2026
Door zich in te schrijven voor een activiteit van de Nacht van Vlaanderen verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van deze algemene deelnemingsvoorwaarden en ermee akkoord te gaan.
1. Organisator en toepassingsgebied
De Nacht van Vlaanderen wordt georganiseerd door:
vzw De Nacht
Karel De Goedelaan 15, 8820 TORHOUT
BE 0460.334.482
info@nvv.be
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle loopwedstrijden, wandeltochten en andere sportieve activiteiten die vzw De Nacht onder de naam Nacht van Vlaanderen organiseert.
Naast deze voorwaarden gelden ook:
- de praktische informatie op de website;
- het specifieke deelnemers- of wedstrijdreglement;
- eventuele reglementen van de betrokken sportfederatie;
- de veiligheidsinstructies van de organisator en de bevoegde diensten.
Bij tegenstrijdigheid heeft een specifieke regel voor een bepaalde wedstrijd, wandeltocht of kampioenschap voorrang op deze algemene voorwaarden.
De versie van de voorwaarden die bij de inschrijving werd aanvaard, blijft voor die inschrijving van toepassing.
2. Inschrijving en betaling
Deelname is alleen mogelijk na een geldige inschrijving en betaling.
De inschrijving is geldig wanneer:
- het inschrijvingsformulier volledig en correct is ingevuld;
- het inschrijvingsgeld is betaald;
- deze voorwaarden zijn aanvaard; en
- de deelnemer een inschrijvingsbevestiging heeft ontvangen.
De deelnemer is verantwoordelijk voor de juistheid van de opgegeven gegevens. Foutieve gegevens kunnen gevolgen hebben voor de communicatie, verzekering, tijdsregistratie, uitslagen of klassering.
Wie een andere persoon inschrijft, bevestigt dat hij of zij daarvoor toestemming heeft en de deelnemer over deze voorwaarden heeft geïnformeerd.
Voor een minderjarige deelnemer gebeurt de inschrijving door of met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Inschrijven gebeurt binnen de termijn en volgens de procedure die op de website wordt vermeld. Daginschrijvingen zijn alleen mogelijk wanneer de organisator dit uitdrukkelijk aankondigt.
Het aantal deelnemers kan per activiteit of afstand worden beperkt. Zolang de inschrijving en betaling niet volledig zijn afgerond, is een deelnameplaats niet gegarandeerd.
Kennelijke materiële, technische of typografische fouten kunnen door de organisator worden rechtgezet. Wanneer zo’n fout een essentieel onderdeel van een bestaande inschrijving raakt, wordt de deelnemer zo spoedig mogelijk geïnformeerd en wordt een redelijke oplossing aangeboden.
3. Leeftijd en deelnamevoorwaarden
De minimumleeftijd en eventuele andere deelnamevoorwaarden worden per activiteit vermeld op de website of in het specifieke reglement.
De deelnemer moet op de dag van het evenement aan deze voorwaarden voldoen.
De organisator kan een inschrijving weigeren of annuleren wanneer:
- niet aan de leeftijds- of deelnamevoorwaarden is voldaan;
- onjuiste of misleidende gegevens werden gebruikt;
- het maximale aantal deelnemers is bereikt;
- deelname strijdig is met een toepasselijk federatie- of wedstrijdreglement.
Wanneer de weigering uitsluitend het gevolg is van een fout van de organisator, wordt het betaalde inschrijvingsgeld terugbetaald.
4. Geen wettelijk herroepingsrecht
De inschrijving heeft betrekking op een vrijetijdsactiviteit die op een vooraf bepaalde datum of binnen een bepaalde periode plaatsvindt.
Daarom geldt voor de inschrijving niet het gebruikelijke wettelijke herroepingsrecht van veertien dagen.
De vrijwillige annulerings- en wijzigingsmogelijkheden uit deze voorwaarden blijven wel van toepassing.
5. Annulering, afstandswijziging en naamswijziging
5.1 Annulering door de deelnemer
Tot de annuleringsdeadline die op de website of tijdens de inschrijving wordt vermeld, kan de deelnemer zijn inschrijving annuleren.
Bij annulering gelden de volgende voorwaarden:
- Bij een medisch attest of een aantoonbare dwingende familiale reden wordt het betaalde inschrijvingsgeld volledig terugbetaald.
- Bij een andere annulering wordt het betaalde inschrijvingsgeld terugbetaald, verminderd met een administratieve kost van € 5.
Een medisch attest hoeft geen diagnose te vermelden, maar moet bevestigen dat deelname medisch niet aangewezen of niet mogelijk is.
Onder een dwingende familiale reden wordt een onverwachte en ernstige gebeurtenis binnen de directe familie verstaan waardoor deelname redelijkerwijs onmogelijk is. De organisator kan hiervan een passend bewijs vragen.
Na de aangekondigde annuleringsdeadline is geen annulering met terugbetaling meer mogelijk.
Een annulering moet gebeuren via de officiële procedure die op de website of in de inschrijvingsbevestiging wordt vermeld.
5.2 Wijziging van afstand
Een inschrijving kan niet rechtstreeks naar een andere afstand worden omgezet, tenzij de organisator hiervoor een specifieke wijzigingsprocedure aanbiedt.
Wanneer geen wijzigingsprocedure beschikbaar is, moet de deelnemer:
- de bestaande inschrijving annuleren volgens bovenstaande voorwaarden; en
- zich opnieuw inschrijven voor de gewenste afstand.
Een nieuwe inschrijving gebeurt tegen het tarief dat op dat moment geldt en zolang er plaatsen beschikbaar zijn.
5.3 Naamswijziging
Een inschrijving is persoonlijk en kan alleen via de officiële procedure van de organisator worden overgedragen.
Tot het einde van de voorinschrijvingen kan een naamswijziging worden aangevraagd. Daarna is een overdracht alleen mogelijk wanneer de organisator hiervoor een officieel systeem openstelt.
Een overdracht is pas geldig nadat de nieuwe deelnemer zich met zijn of haar eigen gegevens heeft geregistreerd en de overdracht werd bevestigd.
Het doorgeven of verkopen van een inschrijving, barcode, startnummer of timingchip buiten de officiële procedure, onder meer via TicketSwap of sociale media, is niet toegestaan. Wie deelneemt met een inschrijving op naam van iemand anders kan worden geweigerd of uitgesloten en is mogelijk niet verzekerd.
6. Startdocumenten en deelnamebewijs
De deelnemer ontvangt na inschrijving een bevestiging, barcode, QR-code of ander deelnamebewijs.
Wanneer startdocumenten vooraf of ter plaatse moeten worden afgehaald, moet de deelnemer dit deelnamebewijs digitaal of afgedrukt kunnen voorleggen.
De organisator kan een identiteitsbewijs of bewijs van federatielidmaatschap vragen wanneer dit nodig is om de inschrijving, korting, verzekering of deelnamegerechtigdheid te controleren.
Een startnummer, timingchip, polsbandje of ander persoonlijk deelnamebewijs mag niet zonder toestemming worden gewijzigd, gekopieerd of overgedragen.
7. Wijziging, onderbreking of afgelasting
De organisator kan het parcours, de afstand, het programma, de locatie, de starturen, de tijdslimieten of andere praktische onderdelen wijzigen wanneer dit nodig is voor de veiligheid, bereikbaarheid of het goede verloop van het evenement.
Bij uitzonderlijke omstandigheden buiten de redelijke controle van de organisator kan een activiteit geheel of gedeeltelijk worden onderbroken, ingekort, uitgesteld, verplaatst of afgelast.
Dit kan onder meer het geval zijn bij:
- ernstige of gevaarlijke weersomstandigheden;
- beslissingen of maatregelen van overheden of veiligheidsdiensten;
- problemen met de openbare orde of veiligheid;
- onbeschikbaarheid van essentiële wegen, locaties of infrastructuur;
- brand, rampen, epidemieën of terreurdreiging;
- andere omstandigheden waardoor het evenement niet veilig of behoorlijk kan plaatsvinden.
De veiligheid van deelnemers, medewerkers, vrijwilligers en publiek staat bij deze beslissing voorop.
Belangrijke wijzigingen worden zo spoedig mogelijk gecommuniceerd via de website, e-mail, sociale media, berichten ter plaatse of andere geschikte kanalen.
Beperkte wijzigingen die de aard van de gekozen activiteit niet fundamenteel veranderen, geven geen recht op een bijzondere regeling.
Wanneer een activiteit wordt uitgesteld, verplaatst of afgelast, bepaalt de organisator binnen de wettelijke mogelijkheden welke regeling wordt aangeboden. Deze kan onder meer bestaan uit het behoud of de overdracht van de inschrijving of een voucher voor een volgende editie of andere activiteit.
De concrete regeling en voorwaarden worden afzonderlijk aan de deelnemers meegedeeld en kunnen verschillen naargelang de omstandigheden en het moment waarop het evenement wordt gewijzigd of stopgezet.
De organisator staat niet in voor persoonlijke bijkomende kosten zoals vervoer, verblijf, maaltijden, materiaal, voorbereiding, kinderopvang of inkomstenverlies, behalve wanneer de wet anders bepaalt.
8. Gezondheid en veiligheid
Deelname aan een sportief evenement vereist een passende gezondheid, conditie en voorbereiding.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor:
- een realistische beoordeling van zijn of haar gezondheid;
- voldoende voorbereiding;
- geschikt materiaal, kleding en schoeisel;
- voldoende voeding en hydratatie;
- het opvolgen van medische adviezen;
- het respecteren van de eigen fysieke grenzen.
Bij twijfel wordt de deelnemer aangeraden vooraf medisch advies in te winnen.
De organisator, medische diensten of hulpdiensten kunnen een deelnemer verplichten niet te starten of de activiteit stop te zetten wanneer verdere deelname een risico vormt voor de deelnemer of voor anderen.
De deelnemer moet de aanwijzingen van de organisator, medewerkers, vrijwilligers, politie, brandweer en medische diensten onmiddellijk opvolgen.
9. Gedrag tijdens het evenement
De deelnemer:
- volgt het aangegeven parcours;
- respecteert verkeersregels en plaatselijke voorschriften;
- respecteert andere deelnemers, medewerkers, vrijwilligers, publiek, omwonenden en de omgeving;
- laat afval alleen achter op de daarvoor voorziene plaatsen;
- brengt zichzelf of anderen niet in gevaar;
- gebruikt geen startnummer of deelnamebewijs van iemand anders;
- respecteert eventuele controlepunten, tijdslimieten en sluitingsuren.
Agressief, discriminerend, intimiderend, gevaarlijk of ernstig onsportief gedrag is niet toegestaan.
Ook kleding, tekens of boodschappen die aanzetten tot haat, geweld of discriminatie of de openbare orde verstoren, zijn niet toegestaan.
De organisator kan een deelnemer weigeren, uit het evenement nemen of diskwalificeren wanneer deze voorwaarden, het specifieke reglement of veiligheidsinstructies niet worden nageleefd.
Een uitsluiting die het gevolg is van een overtreding door de deelnemer geeft geen recht op terugbetaling of compensatie.
10. Specifieke bepalingen voor lopen
Bij loopwedstrijden moet de deelnemer het persoonlijke startnummer en de eventuele timingchip dragen volgens de meegedeelde instructies.
Een correcte tijdsregistratie of klassering kan niet worden gegarandeerd wanneer de deelnemer:
- het startnummer of de chip niet correct draagt;
- het parcours niet volledig aflegt;
- verplichte registratie- of controlepunten mist;
- met de gegevens van iemand anders deelneemt;
- buiten de vastgelegde startprocedure start.
Technische storingen kunnen nooit volledig worden uitgesloten. De organisator levert redelijke inspanningen om aantoonbare fouten te onderzoeken en waar mogelijk te corrigeren.
Voor loopwedstrijden kunnen aanvullende reglementen van de Vlaamse Atletiekliga, de Belgische atletiekfederaties of een andere bevoegde sportfederatie gelden.
Wanneer een wedstrijd als een officieel kampioenschap wordt georganiseerd, gelden de specifieke voorwaarden van de bevoegde federatie voor deelname, klassering, titels, medailles en podiumplaatsen. Deze voorwaarden worden op de website of in het wedstrijdreglement vermeld.
11. Specifieke bepalingen voor wandelen
Bij wandeltochten volgt de deelnemer het aangegeven parcours en respecteert hij of zij de openingsuren van start-, rust-, controle- en aankomstposten.
Buiten de aangekondigde openingsuren kan de organisator niet garanderen dat deze posten, bevoorradingen of andere voorzieningen nog beschikbaar zijn.
Leden van een erkende Belgische wandelfederatie kunnen de aangekondigde ledenkorting ontvangen wanneer zij bij de inschrijving correcte en geldige lidmaatschapsgegevens opgeven.
De organisator kan het lidmaatschap controleren. Bij onjuiste of ongeldige gegevens kan het verschil met het gewone inschrijvingstarief worden aangerekend.
12. Verzekering en aansprakelijkheid
Deelnemers zijn verzekerd via de verzekeringspolis die voor de betrokken activiteit van toepassing is:
- voor de loopwedstrijden via de regeling of polis verbonden aan de Vlaamse Atletiekliga;
- voor de wandeltochten via Wandelsport Vlaanderen, waarbij vzw De Nacht is aangesloten onder nummer WSVL 5311.
De dekking geldt uitsluitend binnen de voorwaarden, grenzen, uitsluitingen en aangifteprocedures van de toepasselijke polis.
Een ongeval moet zo snel mogelijk worden gemeld bij de organisator of de aanwezige hulpdienst.
Deelname aan een loopwedstrijd of wandeltocht brengt normale sportieve risico’s met zich mee, zoals vermoeidheid, vallen, botsingen, lichamelijke klachten, verkeerssituaties en weersinvloeden.
De organisator is aansprakelijk volgens de wettelijke regels.
De organisator is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend of hoofdzakelijk het gevolg is van:
- een fout of nalatigheid van de deelnemer;
- het niet opvolgen van instructies;
- onvoldoende voorbereiding of ongeschikt materiaal;
- het overschrijden van de eigen fysieke mogelijkheden;
- deelname onder de naam of met het startnummer van een andere persoon;
- gedragingen van derden waarvoor de organisator niet verantwoordelijk is.
Niets in deze voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid van de organisator wanneer dit wettelijk niet is toegestaan.
De deelnemer is verantwoordelijk voor schade die hij of zij door een fout veroorzaakt aan andere deelnemers, medewerkers, vrijwilligers, publiek, infrastructuur of derden.
13. Persoonlijke bezittingen
De deelnemer blijft verantwoordelijk voor zijn of haar kleding, bagage, materiaal, voertuig en andere persoonlijke bezittingen.
Wanneer de organisator een bagage- of opbergruimte aanbiedt, wordt aangeraden er geen waardevolle voorwerpen achter te laten.
De organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging, behalve wanneer de schade het gevolg is van een fout waarvoor de organisator wettelijk aansprakelijk is.
14. Persoonsgegevens
vzw De Nacht verwerkt persoonsgegevens voor:
- de inschrijving en betaling;
- communicatie over het evenement;
- startdocumenten en deelnemerslijsten;
- tijdsregistratie, resultaten en klassementen;
- verzekering en ongevalsaangifte;
- controle van federatielidmaatschap;
- behandeling van wijzigingen, vragen en klachten;
- veiligheid en fraudepreventie;
- wettelijke en administratieve verplichtingen.
De organisator kan hiervoor samenwerken met dienstverleners voor onder meer inschrijvingen, betalingen, timing, resultaten, IT en verzekeringen. Zij ontvangen alleen de gegevens die voor hun opdracht nodig zijn.
Persoonsgegevens worden niet aan sponsors of commerciële partners verstrekt voor hun eigen marketingdoeleinden zonder geldige toestemming of andere rechtsgrond.
Voor deelnemerslijsten en resultaten kunnen onder meer naam, startnummer, club, categorie, afstand, tijden en klassering worden gepubliceerd.
De deelnemer kan vragen om zijn of haar persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren of, binnen de wettelijke mogelijkheden, te laten verwijderen. Verzoeken kunnen worden gericht aan info@nvv.be.
Meer informatie staat in de privacyverklaring op de website.
15. Foto’s en beeldmateriaal
Tijdens het evenement kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt.
De organisator kan algemene sfeerbeelden, overzichtsbeelden, groepsbeelden en beelden van de start, aankomst, het parcours of podium gebruiken voor verslaggeving, archivering en promotie van de Nacht van Vlaanderen.
Bij gerichte beelden waarbij een persoon duidelijk het hoofdonderwerp vormt, wordt rekening gehouden met het recht op afbeelding en wordt toestemming gevraagd wanneer dit nodig is.
Wie bezwaar heeft tegen het gebruik van een herkenbaar beeld kan contact opnemen via info@nvv.be, met een duidelijke verwijzing naar het betrokken beeld. De organisator beoordeelt het verzoek en verwijdert het beeld wanneer het bezwaar gegrond en praktisch uitvoerbaar is.
De organisator is niet verantwoordelijk voor beelden die door pers, toeschouwers, deelnemers of andere onafhankelijke derden worden gemaakt en verspreid.
16. Communicatie en klachten
De organisator communiceert via de website, het opgegeven e-mailadres, het inschrijvingsplatform, officiële sociale media en berichten ter plaatse.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het opgeven van correcte contactgegevens en het tijdig raadplegen van de praktische informatie.
Vragen of klachten kunnen worden gericht aan info@nvv.be.
Vermeld daarbij minstens:
- naam en voornaam;
- de betrokken activiteit en afstand;
- het inschrijvingsnummer, indien beschikbaar;
- een duidelijke omschrijving van de vraag of klacht.
De organisator bevestigt de ontvangst zo spoedig mogelijk en streeft ernaar de klacht binnen vijftien werkdagen inhoudelijk te beantwoorden.
Betwistingen over uitslagen, diskwalificaties of kampioenschappen moeten worden ingediend volgens het toepasselijke wedstrijd- of federatiereglement.
17. Slotbepalingen
Wanneer een bepaling van deze voorwaarden ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen geldig.
Het feit dat de organisator een bepaling niet onmiddellijk toepast, betekent niet dat hij afstand doet van het recht om deze later toe te passen.
Op deze voorwaarden en de overeenkomst met de deelnemer is het Belgische recht van toepassing.
Geschillen worden behandeld door de rechtbank die volgens de wettelijke bevoegdheidsregels bevoegd is.
